Verfahrensangaben

Zuschlagskriterien sind Preis und Leistung, die zueinander in gleichen Verhältnissen gewichtet sind. Die Gewichtung der einzelnen Leistungskriterien ergibt sich aus dem Kriterienkatalog.
Sollten mehr als ein Angebot den gleichen Wert "Z" erzielen, dann ist der günstigste Preis das Entscheidungskriterium.

Der Preis wird auf Basis des ausgefüllten Preisblattes und der in der Excel-Datei des Preisblattes mittels vorgegebener Formel berechneten Gesamtsumme festgestellt.

Bewertungsmethode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
Im Rahmen der Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt eine Gegenüberstellung von Leistungspunkten und dem Preis nach einer Methode, die nachfolgend beschrieben wird.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt gemäß der einfachen Richtwertmethode nach UfAB (kostenlos zu beziehen unter der Webadresse https://www.cio.bund.de.

Im Rahmen der einfachen Richtwertmethode erfolgt die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes mittels der Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis:
Z(Bieter) = L(Bieter) / P(Bieter)
Die einzelnen Formelbestandteile sind wie folgt definiert:
Z(Bieter) = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis des zu bewertenden Angebotes
L(Bieter) = Gesamtleistungspunktzahl des zu bewertenden Angebotes
P(Bieter) = Bruttopreis des zu bewertenden Angebotes gemäß Preisblatt (in Euro)]

Aus einer Gegenüberstellung aller Bewertungskriterien nach Bewertung der finalen Angebote sowie unter Berücksichtigung der Erfüllung aller definierter Mindestanforderungen noch in der Auswahl befindlichen Angebote wird dann auf Basis der Kennzahl Z das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt. Dieses ist das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z. Der Zuschlag wird auf dieses Angebot erteilt. Haben verschiedene Angebote den gleichen Wert Z, so erhält von diesen Angeboten das preisgünstigste Angebot den Zuschlag

Zuschlagskriterien sind Preis und Leistung, die zueinander in gleichen Verhältnissen gewichtet sind. Die Gewichtung der einzelnen Leistungskriterien ergibt sich aus dem Kriterienkatalog.
Sollten mehr als ein Angebot den gleichen Wert "Z" erzielen, dann ist der günstigste Preis das Entscheidungskriterium.

Sofern bei einem B-Kriterium keine individuellen Hinweise auf die Bepunktung stehen, gelten folgende Aussagen:
Die Angebote werden bei jedem Einzelkriterium, das kein K.O.-Kriterium ist, anhand einer Punkteskala von 0 bis 10 Punkte bewertet, siehe dazu auch den Reiter "Bewertungsmaßstäbe". Dabei erhält das Angebot mit der unter Abwägung aller Vor- und Nachteile relativ besten Lösung die höchste Punktzahl - unter Berücksichtigung der Inhalte der Beschreibung. Die Punktzahl der Antworten der anderen Angebote wird in Abhängigkeit der Unterschiede/Nachteile gegenüber dem Angebot mit der relativ besten Lösung bestimmt. Bei der Bepunktung wird nicht die Länge eines Textes bzw. dessen Quantität bewertet. Vielmehr bezieht sich die Bewertung auf den fachlichen Bezug zum Ausschreibungsgegenstand und dessen Inhalt. Der Auftraggeber erwartet bei der Beantwortung der Fragen einen praxisgerechten Bezug zum ausgeschriebenen Projekt. Lehrbuchhafte Ausführungen sind zu vermeiden. Antworten mit Textgeneratoren führen zu einer Abwertung.
Gehen Sie bei Ihren Antworten bitte kurz, aber prägnant auf die Fragestellung und die Angaben in der Leistungsbeschreibung ein. Allgemeine / generelle Aussagen ohne oder mit nur wenig Bezug zur Fragestellung und / oder der Leistungsbeschreibung sowie den weiteren Unterlagen des Auftraggebers führen zum Abzug von Punkten.
Beantworten Sie die B-Kriterienfragen bitte direkt in der Bewertungsmatrix oder - mit klar erkennbarer Zuordnung - in EINEM beigefügten Dokument "Ergänzende Antworten_(Bietername).pdf" im PDF-Format. Die Übererfüllung eines Bewertungskriteriums (d. h. im Hinblick auf Aspekte, nach denen nicht gefragt wurde, oder über eine etwaige Obergrenze in den Erwartungshaltungen hinausgehend) wird bei der Bewertung nicht mit einem Bewertungsvorteil honoriert und gleicht auch keine Defizite bei einem anderen Bewertungskriterium aus.
Bei gestellten "Ja / Nein"-Fragen (bspw. "Sichert der Bieter zu...", "Sichern Sie zu...", "Der Bieter verpflichtet sich..." etc.) gilt, soweit nicht anders angegeben, folgende Bewertungsgrundlage: Ja = uneingeschränkte Zustimmung ohne weiteren Kommentar = 10 Punkte; Nein = Ablehnung ohne weiteren Kommentar = 0 Punkte; Ja (NICHT uneingeschränkt) oder Nein, aber mit (im Falle von z. B. "Ja, aber..." oder "nein, jedoch..." einschränkenden) Erläuterungen, Erklärungen oder Eingrenzungen laut Vorgabe im Kriterium kann zu einer Punktereduzierung führen.
Die Gesamtleistungspunkte ergeben sich durch Addition aller gewichteten Leistungspunkte der Einzelkriterien.
Die Bewertung der Angebote erfolgt unter Nutzung der UfAB-Methodik

Mindestanforderungen an die Leistung
Es bestehen folgende Mindestanforderungen an die Leistungen:
- Erfüllung aller Ausschlusskriterien (A-Kriterien) des Kriterienkataloges
- Erfüllung von Mindestanforderungen für die insgesamt zu erreichende Kriterienhauptgruppenpunktzahl: Mindestpunktzahl = 60% des erreichbaren Gesamtwertes für Leistungspunkte für jede Kriterienhauptgruppe
- Erfüllung von Mindestanforderungen für die insgesamt zu erreichende Leistungspunktzahl: Mindestpunktzahl = 65% des erreichbaren Gesamtwertes für Leistungspunkte

Ein Nichterreichen dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des betreffenden Angebotes.

Los 1 und Los 2

Unternehmensvorstellung (lfd. Nr. A1.1 der Eignungskriterien)

Hinweis: Die geforderten Angaben können formfrei (also durch vom Bewerber erstellten Dokumenten) nachgewiesen werden. Für Unterauftragnehmer ist eine Unternehmensvorstellung nicht erforderlich.

Los 1 und Los 2

Darstellung von Eigentümer-/Gesellschafterverhältnissen, Struktur und Organisation des Unternehmens sowie der für die Leistungserbringung zuständigen Standorte (lfd. Nr. A1.1 der Eignungskriterien)

Hinweis: Für Unterauftragnehmer ist eine Darstellung von Eigentümer-/Gesellschafterverhältnissen, Struktur und Organisation des Unternehmens sowie der für die Leistungserbringung zuständigen Standorte nicht erforderlich.

Los 1 und Los 2

Beschäftigtenzahl (lfd. Nr. A1.2 der Eignungskriterien)
Angaben zur Anzahl der durchschnittlich in den letzten drei Jahren Beschäftigen des Unternehmens, getrennt nach Deutschland und EU, inklusive assoziierter Staaten (§ 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV)

Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl Deutschland: 2023 / 2024 / 2025
Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl EU inkl. assoziierter Staaten: 2023 / 2024 / 2025

Los 1

Anzahl Experten (lfd. Nr. A1.3 der Eignungskriterien)

Angabe der Anzahl der im Unternehmen im aktuellen Geschäftsjahr beschäftigten Mitarbeiter, die mit der Beratung und Implementierung der Standardsoftware SAP S/4HANA beschäftigt sind. Die Mindestanzahl von Vollzeitäquivalenten (FTE) liegt bei 50.

Jahr 2026: Anzahl (Bewerber-/Bieterangabe)

Los 1 und Los 2

Bankauskunft (lfd. Nr. A2.1 der Eignungskriterien)

Nachweis einer Bankauskunft des Bewerbers, die nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages ist (§ 45 Abs. 4 Nr. 1 VgV).
Hinweis 1: Für Unterauftragnehmer ist eine Bankauskunft nicht erforderlich.
Hinweis 2: Eine Bonitätsauskunft ist nicht ausreichend.

Los 1

Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung (lfd. Nr. A2.2 der Eignungskriterien)
Nachweis einer gültigen Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung des Bewerbers zur Abdeckung aller sich aus der im Zusammenhang mit den Leistungen des Vertrages ergebenden in Deutschland gesetzlich und tarifmäßig versicherbaren Risiken.

- in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechender Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsnachweis (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV; mindestens 10 Mio. EUR pro Schadensfall jährlich und für Personen- und Sachschäden)
- oder eine Eigenerklärung, dass der Bewerber eine solche Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen haben wird. Wird der Versicherungsnachweis nicht spätestens vor Zuschlag des Angebotes eingereicht, wird das Angebot ausgeschlossen.

Los 1 und Los 2

Umsatzentwicklung (gesamt) (lfd. Nr. A2.3 der Eignungskriterien)

Angaben zur Umsatzentwicklung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung), getrennt nach Deutschland, EU inklusive assoziierter Staaten und weltweit liegen vor (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 1. Alt. VgV

Geschäftsjahr (von 01/2023 bis 12/2025)
Jahresumsatz Deutschland: 2023 / 2024 / 2025
Jahresumsatz EU (inkl. assoziierter Staaten, ohne Deutschland): 2023 / 2024 / 2025
Jahresumsatz weltweit (ohne EU / Deutschland): 2023 / 2024 / 2025

Los 1

Umsatzentwicklung im Bereich der ausgeschriebenen Dienstleistung (lfd. Nr. A2.4 der Eignungskriterien)

Angaben zur Umsatzentwicklung des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Ge-schäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung) im Bereich SAP-Beratung und Implementierung unterschieden nach Deutschland und der EU inkl. assoziier-ter Staaten, wobei der Mindestumsatz pro Jahr bei insgesamt 5,0 Mio. EUR liegen muss (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 2. Alt. VgV)

Geschäftsjahr (von 01/2023 bis 12/2025)
Jahresumsatz Deutschland (im Bereich SAP-Beratung und Implementierung): 2023 / 2024 / 2025
Jahresumsatz EU inkl. assoziierter Staaten (im Bereich SAP-Beratung und Implementierung, ohne Deutschland): 2023 / 2024 / 2025

Los 1 und Los 2

Angabe der Eigenkapitalquote des Unternehmens. Hierzu ist die Eigenkapitalquote der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre anzugeben. Die Bewertung des Gewinns vor Steuern erfolgt als Rangfolgenwertung.
Der Bieter mit dem höchsten Gewinn vor Steuern erhält die Höchstpunktzahl von 10 Punkten. Die Bewertung der übrigen Angebote erfolgt proportional im Verhältnis zum höchsten angebotenen Gewinn vor Steuern nach folgender Formel:
Punkte Bieter= (Gewinn vor Steuern Bieter / höchster Gewinn vor Steuern) × 10
Es wird kaufmännisch auf- bzw. abgerundet. (§ 45 Abs. 4 VgV)

Geschäftsjahr (von 01/2023 bis 12/2025)
Eigenkapitalquote: 2023 / 2024 / 2025

Los 1 und Los 2

Gewinn vor Steuern (lfd. Nr. A2.6 der Eignungskriterien)

Angabe des Gewinns vor Steuern des Unternehmens. Hierzu ist der Gewinn vor Steuern der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre anzugeben. Die Bewertung des Gewinns vor Steuern erfolgt als Rangfolgenwertung. Bewertet wird der Gesamtwert. (Deutschland + EU)

Der Bieter mit dem höchsten Gewinn vor Steuern erhält die Höchstpunktzahl von 10 Punkten. Die Bewertung der übrigen Angebote erfolgt proportional im Verhältnis zum höchsten angebotenen Gewinn vor Steuern nach folgender Formel:
Punkte Bieter= (Gewinn vor Steuern Bieter / höchster Gewinn vor Steuern) × 10
Es wird kaufmännisch auf- bzw. abgerundet. (§ 45 Abs. 4 VgV):

Geschäftsjahr (von 01/2023 bis 12/2025)
Gewinn vor Steuern (Deutschland): 2023 / 2024 / 2025
Gewinn vor Steuern (EU (inkl. assoziierter Staaten): 2023 / 2024 / 2025
Gewinn vor Steuern weltweit (ohne EU): 2023 / 2024 / 2025

Los 1

Projekte (Lfd. Nr. B3.1 und B3.2 der Eignungskriterien)

Es wird die Vorlage und Beschreibung von vier Referenzen zu vergleichbaren Projekten, von denen mindestens zwei zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe abgeschlossen sein müssen, gefordert.
Hinweis: Eine Referenz muss den Ansprechpartner und seine Funktion beim Auftraggeber sowie seine Kontaktdaten (Adresse und mindestens E-Mail ODER Telefonnummer, optimalerweise beides) enthalten, ansonsten wird dieses Projekt nicht als Referenzprojekt gewertet.

Bei den Referenzgebern muss mindestens ein Universitätsklinikum vertreten sein (Mindestanforderung).
Kurzbeschreibung von mindestens vier Referenzen in den letzten 5 Jahren bzw. ab dem Jahr der Firmengründung.
Mindestens zwei der angegebenen Referenzen müssen abgeschlossene Umsetzungsprojekte im Bereich S/4HANA-Transformation / -implementierung sein. Aus der Referenz muss hervorgehen, welche Ziele erreicht und welche Leistungen im Projekt umgesetzt werden sollten und zu welchem Grad dies erfüllt wurde.

Die Referenzen müssen folgende Angaben enthalten:
- Branche und Name des Auftraggebers sowie Kontaktdaten des Ansprechpartners beim Referenzgeber. Prioritär bewertet werden - in dieser Reihenfolge - Referenzen bei (1) Universitätskliniken, (2) Krankenhäuser und Spitäler, (3) Institutionen des Gesundheitswesens oder (4) sonstige Branchen
- Kurzbeschreibung des Projektes, des Anwendungsbereichs/-umfelds, der verwendeten SAP-Module, des konkreten Auftragsgegenstandes, der gewählten Methodik und Vorgehensweise sowie der Herausforderungen im Rahmen des Projekts
- Inhalte des Projektes (Stichpunkte - Bereiche wie Logistik, FI; Schritte der Umsetzung; SAP Activate-Methodik) (min. FI, Einkauf, zwei weitere)
- Projektlaufzeit (Start/Ende bzw. Start/lfd.)
- Bei noch laufenden Projekten sollten diese zu mindestens 75% abgeschlossen sein. Erbrachte und noch ausstehende Leistungen sind zu benennen.
- Anzahl Nutzer (min. 3.000)
- Aufwand durch den Bieter bzw. sein beauftragtes Personal in Personentagen (min. 5.000 PT)

Hinweis: Die geforderten Angaben können formfrei (also durch vom Bewerber erstellten Dokumenten, ca. 2 DIN A4 Seiten pro Referenz), allerdings zwingend unter Berücksichtigung der aufgeführten Anforderungen, nachgewiesen werden.

Los 2

Anzahl Experten (lfd. Nr. A1.3 der Eignungskriterien)
Angaben zu der Anzahl der im Unternehmen zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages beschäftigten Mitarbeiter (Experten) - mind. zwei je Kompetenzprofil.

Experten/Rollen/Kompetenzprofile: Anzahl (Bewerber-/Bieterangabe)
Rolle 1: Change Manager
Rolle 2: Projekt-Management-Office
Rolle 3: Schulungsverantwortlicher/Trainer

Los 2

Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung (lfd. Nr. A2.2 der Eignungskriterien)
Nachweis einer gültigen Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung des Bewerbers zur Abdeckung aller sich aus der im Zusammenhang mit den Leistungen des Vertrages ergebenden in Deutschland gesetzlich und tarifmäßig versicherbaren Risiken.

- in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechender Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsnachweis (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV; mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall jährlich und für Personen- und Sachschäden)

- oder eine Eigenerklärung, dass der Bewerber eine solche Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen haben wird. Wird der Versicherungsnachweis nicht spätestens vor Zuschlag des Angebotes eingereicht, wird das Angebot ausgeschlossen.

Los 2

Umsatzentwicklung im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen (lfd. Nr. A2.4 der Eignungskriterien)

Angaben zur Umsatzentwicklung des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung) im Bereich Change-Management im SAP-Umfeld unterschieden nach Deutschland und der EU inkl. assoziierter Staaten, wobei der Mindestumsatz pro Jahr bei jeweils 250.000,00 EUR liegen muss (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 2. Alt. VgV)

Geschäftsjahr (von 01/2023 bis 12/2025)
Jahresumsatz Deutschland (im Bereich SAP-Beratung und Implementierung): 2023 / 2024 / 2025
Jahresumsatz EU inkl. assoziierter Staaten (im Bereich SAP-Beratung und Implementierung, ohne Deutschland): 2023 / 2024 / 2025

Los 2

Projekte (Lfd. Nr. B3.1 und B3.2 der Eignungskriterien)

Es wird die Vorlage und Beschreibung von vier Referenzen zu vergleichbaren Projekten gefor-dert, von denen mindestens zwei abgeschlossen sein müssen.

Hinweis: Eine Referenz muss den Ansprechpartner und seine Funktion beim Auftraggeber sowie seine Kontaktdaten (Adresse und mindestens E-Mail ODER Telefonnummer, optimalerweise beides) enthalten, ansonsten wird dieses Projekt nicht als Referenzprojekt gewertet. Bei den Referenzgebern muss mindestens ein Universitätsklinikum vertreten sein (Mindestanforderung).

Die Referenzen müssen folgende Angaben enthalten: Vorlage und Detailbeschreibung von vier Referenzprojekten (nicht älter als 5 Jahre, bezogen aus das Projektende) bzw. ab dem Jahr der Firmengründung.

Die Referenzen sollten einen ähnlichen Gegenstand, wie die ausgeschriebenen Leistungen haben (Change-Management im Rahmen einer S/4HANA-Transformation).
Hierbei müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Branche und Name des Auftraggebers sowie Kontaktdaten des Ansprechpartners beim Refe-renzgeber. Prioritär bewertet werden - in dieser Reihenfolge - Referenzen bei (1) Universitätskliniken, (2) Krankenhäuser und Spitäler, (3) Institutionen des Gesundheitswesens oder (4) sonstige Branchen

# Beschreibung des Projekts:
- Transformationsansatz (Greenfield, Brownfield, Bluefield/selektive Datenmigration),
- Konkreter Leistungsumfang des Bieters im Change Management (z. B. Konzeption, Befähigung, Monitoring/Wirkungsnachweise),
- Eingesetzte Werkzeuge und Vorgehensweise, sowie
- Benennung der Change-Maßnahmen, die im Rahmen des Projekts umgesetzt wurden (insbesondere Prozessstandardisierung, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Fiori-basierte Arbeitsweise, veränderte Verantwortlichkeiten sowie Cutover-/Hypercare-Phasen).
# Projektlaufzeit: Start/Ende (mind. 6 Monate)
# Bei noch laufenden Projekten sollten diese zu mindestens 75% abgeschlossen sein. Erbrachte und noch ausstehende Leistungen sind zu benennen.
# Anzahl Nutzer (min. 2000)
# Aufwand des Bieters bzw. des eingesetzten Personals in Personentagen (mind. 600 PT)
# Vergleichbarkeit zur ausgeschriebenen Leistung (Begründung anhand von Scope, Komplexität, Organisationsumfang und Go-Live-Bezug)

Hinweis: Die geforderten Angaben können formfrei (also durch vom Bewerber erstellten Dokumenten, ca. 2 DIN A4 Seiten pro Referenz), allerdings zwingend unter Berücksichtigung der aufgeführten Anforderungen, nachgewiesen werden.

Los 1

Vertraulichkeitsvereinbarung (lfd. Nr. A1.4 der Eignungskriterien)

Der Bieter ist aufgefordert, das unterschriebene Dokument "C5 Vertraulichkeitsvereinbarung" einzureichen. Die Unterschrift ist in Textform gem. §126 b BGB zu erbringen.