Rahmenvereinbarungen zur Unterstützung der Post-Merger-Integration der Universitätskliniken Heidelberg und Mannheim gem. beigefügter Vergabeunterlagen.
Das Land Baden-Württemberg hat Ende März 2025 im Rahmen der Ausnahmeregelung § 187 Absatz 10 des KHVVG durch Erlaubnis des Sozialministerium die Verbundbildung der beiden Universitätskliniken in Heidelberg und Mannheim genehmigt. Das Universitätsklinikum Heidelberg soll Mehrheitsgesellschafter der Universitätsklinikum Mannheim GmbH werden und die strategische Führung des Verbunds übernehmen. Dieses Modell (Mutter-Tochter-Modell) sieht vor, dass beide Krankenhäuser auf medizinischer, wirtschaftlicher und wissenschaftlicher Ebene sehr eng zusammenarbeiten, ohne ihr eigenständiges Profil zu verlieren. Der universitäre Verbund soll bundesweiten "Leuchtturmcharakter" besitzen und Exzellenz für Forschung, Lehre und Krankenversorgung sicherstellen. Der sehr enge gesellschaftsrechtliche Verbund eröffnet ausreichende Synergiemöglichkeiten, um langfristig einen wirtschaftlichen Betrieb an beiden Standorten zu ermöglichen.Nach Abschluss der Due Diligence (DD) liegt nunmehr eine Business- und Investplanung für den geplanten Verbund vor. Des Weiteren wurden im Rahmen der o.g. DD-Arbeiten indikative Verbund-Zielbilder entwickelt und entsprechende, synergetische Verbundpotenziale ermittelt, die die Grundlage für die Post-Merger-Integration bilden. Eine Vielzahl von Pre-Merger-Arbeitsgruppen sind bereits konstituiert und erarbeiten die Grundlagen für die Postmerger-Integrationsphase.
Im Juli 2025 haben der Ministerrat des Landes BW, der Gemeinderat der Stadt Mannheim und der Aufsichtsrat des UKHD jeweils weitere, grundsätzliche Beschlüsse zur Bildung des Verbundes gefasst. Die weitere Zeitplanung sieht vor, dass die Verhandlungen des Vertragswerks im 3. Q. 2025 abgeschlossen werden und danach der politische Entscheidungsprozess und die Zustimmung aller involvierten Organe und Gremien, sowie "Signing und Closing" des Verbundes bis zum 01.01.2026 erfolgen.Die eigentlichen Integrationsprojekte in allen Bereichen (Primär,- Sekundär- und Tertiär) werden deshalb ab Januar 2026, nach dem Closing des Verbundes, in die Umsetzungsphase kommen, wobei natürlich die Vorarbeiten und Ergebnisse der o.g. Arbeitsgruppen berücksichtigt werden müssen.
Auftragsgegenstand ist die Beraterunterstützung der Postmerger-Integrationsphase. Mit dieser Ausschreibung sollen für verschiedene Fachdisziplinen BeraterInnen als RahmenvertragspartnerInnen innerhalb der nachfolgenden Lose gewonnen werden:- Los 1: Primärer Medizinbereich und medizinnahe Sekundärbereiche- Los 2a: Tertiärbereiche/Versorgungs- und Technikcluster- Los 2b: Tertiärbereiche/Verwaltungscluster- Los 3: IT/Digitalisierungs-Bereich- Los 4: Projekt-Management-Office und Projekt-Controlling- Los 5: Kommunikation/Change-Management
Die Rahmenvereinbarungen werden entsprechend § 21 Abs. 6 VgV auf 4 Jahre geschlossen. Nach aktuellem Terminplan ist der Abschluss der Leistungen bis zum 31.12.2028 vorgesehen.
Aus einer Vielzahl von Projekten dieser Art ist bekannt, dass sich solche Projekte dynamisch entwickeln und damit zeitlich verändern können. In diesem Fall ist es wichtig, auf Beratungsunternehmen zurückgreifen zu können, die das Projekt bereits kennen. Daher besitzt der Auftraggeber die Option, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung einmalig um ein Jahr zu verlängern.
Universitätsklinikum Mannheim GmbH
Die Bieter haben einen verbindlichen und für die komplette Vertragslaufzeit festen Tagessatz als "blended rate" für das Projekt anzubieten. Dies dient bereits in einem ersten Schritt der Kostensicherheit und der Sicherstellung wirtschaftlicher Angebote. Ebenfalls muss eine stundengenaue Abrechnung ermöglicht werden. Der in diesem Fall anzusetzende Stundensatz (netto in EUR) resultiert aus einer Division des Tagessatzes durch den Faktor "8".
Sämtliche Nebenkosten (wie Kosten für Telefonie, Druck, etc.) sind in den o. g. Tagessatz ("blended rate") mit einzukalkulieren.
Punktwert Tagessatz = (Tagessatz des Bieters mit dem niedrigsten Tagessatz / Tagessatz des jeweiligen Bieters) × 50 Punkte
Die Bieter sollen das vorgesehene Projektteam für das Gesamtprojekt vorstellen. Dargestellt werden sollen insbesondere die jeweiligen Berufserfahrungen und persönlichen Referenzen der Projektmitglieder.
Darzustellen sind ebenfalls die Teamstrukturen (Projektverantwortlicher/Projektleiter/sonstige Teammitglieder) und die sich daraus ergebenen Auswirkungen auf die Qualitätssicherung in der Leistungserbringung.
Der Auftragnehmer behält sich vor, die Präsentation der Inhalte bei Bedarf ergänzend im Rahmen eines Präsenz-Termins abzufragen.
30 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend. 20 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend.10 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung.5 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen.1 Punkt: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen.0 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist nicht erfolgt.
Eine Bewertung mit zwischen den o. g. Bewertungsstufen liegenden Punktwerten ist zulässig.
Darzustellen ist die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber (PMO, Vorstand etc.), sonstigen Stakeholdern sowie den anderen Beratern, die in anderen Ausschreibungslosen und/oder Teilaufträgen beauftragt sind sowie die Auswirkungen auf die Qualitätssicherung und die Sicherstellung von Meilensteinen und Terminen. Weitere Bewertungsaspekte sind die Darstellung der Kommunikation im Team und strukturelle Ansätze in der Leistungserbringung (spezifische Auseinandersetzung mit den Arbeitspaketen) unter Berücksichtigung der Anforderungen der jeweiligen Leistungsbeschreibungen. Der Berater soll dabei auch seine besondere Umsetzungsexpertise in Post-Merger-Projekten anhand von Beispielen seiner Referenzprojekte erläutern.
In diesem Zusammenhang ist zusätzlich der grundlegende Umgang zur Absicherung in Ausfall- und Vertretungsfällen seitens des Auftragnehmers zu beleuchten.
20 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend. 15 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend.10 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung.5 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen.1 Punkt: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist beinahe überhaupt nicht erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen.0 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist nicht erfolgt.
Der Auftraggeber wird mind. drei Bewerber (je Ausschreibungslos), die aufgrund ihrer Eignungsnachweise nach Auswertung der Eignungskriterien die höchste Gesamtpunktzahl (Summe aus erreichten Punkten in Bewertungskriterium A und Bewertungskriterium B) erreicht und gleichzeitig die Vorgaben der Mindestkriterien erfüllt haben, zu einer Angebotsabgabe auffordern.
Der Auftraggeber behält sich im Rahmen seines Ermessens vor, auch mehr als drei Bewerber zu einer Angebotseinreichung aufzufordern. Ein Anspruch eines Bewerbers auf dieses Vorgehen besteht nicht.
Nach Abschluss der Rahmenvereinbarungen werden zur konkreten Einzelbeauftragung der Arbeitspakete und Leistungsdimensionen sogenannte Miniwettbewerbe zwischen den Rahmenvereinbarungspartnern (je Ausschreibungslos) durchgeführt.
Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.