Abschluss einer Rahmenvereinbarung von Tagungsräumlichkeiten für die Personalversammlung der KVBW
Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung von Tagungsräumlichkeiten für min. 800 Teilnehmende.
Die KVBW organisiert pro Jahr eine Personalversammlung, sodass in 4 Jahren 4 Veranstaltungen stattfinden sollen.
Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 239.200 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 294.400 Euro aus.
Der Vertrag wird mit einer Grundlaufzeit von 24 Monaten geschlossen und beinhaltet die Möglichkeit einer einmaligen Verlängerung um weitere 24 Monaten.
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Die Tagungsräumlichkeiten müssen in Baden-Württemberg liegen. Die Räumlichkeit ist mit dem Auto von den Bezirksdirektionen (FR, KA, RT, ST) in max. 2,5 Stunden (laut Google-Routenplaner bei normalen Verkehrsaufkommen) erreichbar, vgl. Anlage 1 Leistungsbeschreibung Ziffer 4.1.
Berücksichtigung des Preises durch die Wertungsmethode "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Der KVBW kommt es bei der Durchführung von Tagungsveranstaltungen in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers auf eine effektive Kommunikation, eine professionelle Organisation der Tagungen und eine zugewandte Betreuung vor Ort an. Erstellen Sie daher bitte auf max. 3 DIN A4 Seiten ein Konzept zur Veranstaltungsorganisation.In der Darstellung ist insbesondere auf folgende Punkte einzugehen:
- Wie werden die Veranstaltungen nach Eingang einer Reservierung durch die KVBW organisiert, sodass am Veranstaltungstag alle Anforderungen erfüllt werden? - Wie wird mit individuellen zusätzlichen Anforderungen der KVBW umgegangen (z.B. kurzfristig zusätzliche bzw. weniger Teilnehmer? - Welche Möglichkeiten bestehen, um einen möglichst störungsfreien Ablauf der Veranstaltung zu unterstützen (z.B. Bereitstellung der Verpflegung in einem separaten Raum)? - Wie wird ein strukturierter Umgang mit gemeldeten Mängeln und/oder Beschwerden gewährleistet?- Wie sieht das Kontrollmanagement für mitgeteilte Mängel aus?Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an.
Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und somit Teil der geschuldeten Leistung.
Der KVBW kommt es bei der Verpflegung der Teilnehmenden auf ein vielfältiges und gesundes Speisenangebot an, welches besondere gesundheitliche Aspekte und Ernährungsentscheidungen berücksichtigt. Stellen Sie auf max. 3 DIN A4 Seiten ein Verpflegungskonzept dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Fragen ein:
- Wie werden die alternativen Ernährungsformen für Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker gewährleistet? - Wie wird eine abwechslungsreiche Ernährung sichergestellt?- Wie wird eine nachhaltige Verpflegung beispielsweise durch die Verwendung von Bio, regionalen und saisonalen Produkten sichergestellt?- Gibt es weitere nachhaltige Maßnahmen, um Lebensmittelverschwendung zu reduzieren oder andere umweltfreundliche Ansätze, die im Bereich der Verpflegung umgesetzt werden?
Der Bieter übermittelt mit Konzeptabgabe eine Liste mit allen Getränken, die durch die Tagungspauschale abgedeckt sind. Die Getränkeliste ist nicht Bestandteil der obengenannten Seitenbegrenzung.
Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und somit Teil der geschuldeten Leistung.
Bitte geben Sie den Sanierungsrückstand in Bezug auf die Tagungsräume in Prozent an. Die Angabe bezieht sich nur auf eine Zahl für sämtliche Sanierungsrückständen.
Hinweis: Prozentspannen (von - bis) oder mehrere Prozentangaben werden nicht gewertet.
Hinweis: Für die Besichtigung gelten die unter Ziffern 8.3 und 9 in der "Aufforderung zur Angebotsabgabe" näher definierten Anforderungen und Rahmenbedingungen. Aufgrund der Besichtigung wird die Veranstaltungsräumlichkeit anhand folgender Kriterien gem. Ziffer 8.3 bewertet:
- Veranstaltungsräumlichkeit: (max. 28 Punkte) o Wie wirkt die Ausstattung (sauber und gepflegt)? o Gibt es Bereiche zur freien Nutzung/Verfügbarkeit?o Wie sind die Umgebungsgeräusche innerhalb der Veranstaltungsräumlichkeit?o Über welche technische Ausstattung verfügen die Räumlichkeiten, die über die unter Ziffer 4.3 der Leistungsbeschreibung Anlage 1 definierten Mindestanforderungen hinausgehen?
- Lage: (max. 12 Punkte) o Wie ist die Lage der Veranstaltungslocation (ruhig / direkt an einer Autobahn oder einer mehrspurigen Straße)? o Wie ist die Parkplatzsituation sowohl für PKW als auch für Reisebusse (eigene Parkplätze / Parkplätze in der Umgebung, Tiefgarage oder überdachte Parkplätze / E-Ladestationen)?
Die KVBW benötigt für die jährliche Personalversammlung einen geeigneten Veranstaltungsraum. Eine vorgegangene Ausschreibung musste gem. § 63 VgV aufgehoben werden. Damit eine rechtzeitige Versorgung für dieses Jahr noch gewährleistet werden kann, ist ein beschleunigtes Verfahren gem. § 15 Abs. 3 VgV durchzuführen.
Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Zur Abgabe eines Angebots sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden. Diese können über den Download abgerufen werden.